การประชุมที่ไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ

ประชุม…ประชุม…ประชุม

ทุกวันนี้เรามีการประชุมเยอะมาก แต่กลับพบว่า การประชุมแต่ละครั้งนั้นดูดพลังเราไปมากกว่าที่คิด แถมไม่ค่อยจะเกิดประโยชน์มากคุ้มค่ากับเวลาที่เสียไปซักเท่าไหร่ เลยอยากจะมาเขียนอะไรถึงการประชุมหน่อยว่า ปัญหาที่เกิดขึ้นมันคืออะไร และจะปรับปรุงแก้ไขการประชุมมันได้อย่างไร

ประเภทของการประชุมที่เคยพบเจอมา

  1. ประชุมรายงานความคืบหน้าประจำเดือน/สัปดาห์ (Monthly/weekly report meeting)
  2. ประชุมระดมความคิด (Brainstorm)
  3. ประชุมหาข้อตัดสนใจร่วมกัน (Make decisions)

ซึ่งบางการประชุมอาจจะมีหลายๆประเภทรวมกันก็ได้

ปัญหาที่พบในการประชุมทุกวันนี้

ไม่มีการสรุปการประชุมก่อนเลิก ผู้นำประชุมไม่ได้มีการสรุปสาระโดยรวมของการประชุมว่า มี commitment ร่วมกันในการประชุมว่าอย่างไร เนื้อหาโดยรวมเกี่ยวกับเรื่องอะไร ใครมีหน้าที่ต้องไปทำอะไรหลังจากการประชุมนี้บ้าง (Action) รวมไปถึงการกำหนดวันและเวลาที่ต้องส่งมอบงาน (Due Date) ลงไปในการสรุปการประชุมด้วย

เหตุผลที่ต้องระบุสิ่งต่างๆที่กล่าวมาข้างต้นให้ชัดเจนก็เพื่อที่จะเป็นการสื่อสารให้ทุกคนในที่ประชุมเห็นภาพเดียวกัน เข้าใจตรงกันว่า มันเกิดอะไรขึ้นบ้าง และจะมีอะไรเกิดขึ้นถัดไป หากไม่มีการสรุปการประชุมแล้ว ก็จะเหมือนทุกที คือ ต่างคนก็ต่างงงๆ ว่าเราต้องไปทำอะไรต่อบ้างรึเปล่า อีกคนคงเป็นคนทำมั้ง อะไรทำนองนี้…

ไม่มีคนที่รับหน้าที่เขียนบันทึกการประชุม สืบเนื่องจากปัญหาในข้อแรกที่ได้กล่าวไปเมื่อมีการสรุปการประชุมแล้ว ก็จำเป็นที่จะต้องมีคนเขียนบันทึกการประชุมเพื่อส่งให้ทุกคนในที่ประชุมรับทราบไม่ว่าจะเขียนเป็นกระดาษหรืออีเมล เพื่อให้มีอะไรที่จับต้องได้ ไม่เลื่อนลอยแบบใช้วิธีการพูดปากเปล่าแล้วพอเลิกประชุมไปซักพักก็จะลืม หรือปล่อยให้แต่ละคนจดบันทึกการประชุมของตัวเองไป แต่พอเรียกมาดูแล้ว จดไม่เหมือนกันซักคน

การจดบันทึกการประชุมจึงเหมือนเป็นหลักฐานชิ้นสำคัญในการแสดงความรับผิดชอบว่า ใครมีหน้าที่ที่ต้องทำต่อจากนี้บ้าง

ไม่มีวาระการประชุมในการนัดหมาย ประสบการณ์ส่วนใหญ่ที่เจอจะประมาณว่า เข้าห้องประชุมไปแล้วลองถามผู้เข้าร่วมประชุมว่า “วันนี้มาคุยเรื่องอะไรกันครับ?” แล้วเค้าก็จะตอบแบบงงๆว่า “ไม่รู้เหมือนกัน” หรือ “ก็เห็นฝ่าย xxx นัดมา แต่ไม่แน่ใจว่าคุยกันเรื่องอะไรบ้าง” ทำให้ไม่มีการเตรียมข้อมูลกันมาก่อนเพื่อที่จะมาถกเถียงกันหรือหาทางออกร่วมกันในที่ประชุม เพราะแต่ละคนยังไม่ทราบชัดเจนเลยว่า ประชุมครั้งนี้จะมาพูดกันเรื่องอะไรบ้าง

เล่นมือถือ อันนี้ไม่ต้องพูดถึง หากผู้นำประชุมไม่สามารถ ทำให้ผู้เข้าร่วมการประชุมสนใจ หรือคิดว่าเกี่ยวข้องกับตัวเองแล้ว แน่นอนว่า ผู้เข้าร่วมประชุมก็จะหันไปเช็คมือถือหรือเช็คอีเมลบนคอมพิวเตอร์แลปท้อปส่วนตัวแน่นอน ซึ่งก็อาจจะทำให้ไม่เกิดประสิทธิภาพในการประชุม

แล้วการประชุมที่ดีมันควรจะเป็นอย่างไร?

อันนี้ก็เป็นคำถามที่หลายๆคนอาจจะอยากรู้ จริงๆแล้วเราก็ไม่รู้หรอก แต่ในความคิดของเรา การประชุมที่ดีและมีประสิทธิภาพ มันควรจะต้องไม่มีปัญหาที่กล่าวมาข้างต้น และการประชุมมันควรที่จะทำให้งานโดยรวมมันมีความคืบหน้า (Progress) มากกว่าที่เวลามาประชุมแต่ละครั้ง แต่ก็ถกเถียงกันเรื่องเดิมๆ ไม่มีความคืบหน้าอะไร

การประชุม เป็นเรื่องของการสื่อสาร (Communication) ซึ่งแน่นอนว่า การจะทำให้ประชุมที่มีประสิทธิภาพนั้นจึงควรที่จะต้องมีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ดังนี้

  1. มีการนัดหมายการประชุมที่มีวาระการประชุมชัดเจน อาจจะใช้ Google Calendar ในการนัดหมายและส่งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกครั้ง
  2. มีการควบคุมเวลา ให้การประชุมเป็นไปอย่างกระชับ ไม่มีการพากันออกทะเลมากกว่าที่ควรจะเป็น
  3. ห้องประชุม  ควรจะมีบรรยากาศที่ดี อบอุ่น ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกอยากที่จะเข้ามาใช้งาน สิ่งที่ต้องคำนึงถึงมากน่าจะเป็นเรื่องแสงสว่างต้องมีให้เพียงพอ
  4. ขณะประชุมควรจะสื่อสารให้ผู้เข้าร่วมประชุมเห็นภาพมากที่สุด โดยใช้เครื่องมือที่เรามี ไม่ว่าจะเป็น Whiteboard หรือ Keynote/Powerpoint และอื่นๆเพราะหากพูดกันปากเปล่า เห็นกันไปคนละทิศคนละทางแน่นอน
  5. มีการสรุปการประชุมทุกครั้งก่อนเลิกการประชุม
  6. ผู้จดบันทึกการประชุมส่งบันทึกการประชุม ส่งให้ผู้เข้าร่วมการประชุมทุกครั้งภายใน 24 ชั่วโมงหลังจากนั้น จะได้ไม่ลืม

หากเรามีการสื่อสารที่ดีในการประชุมแล้ว คิดว่าการทำให้งานเดินหน้าไปพร้อมกันก็ไม่น่าจะยาก

ปล. เครื่องมือ – จริงๆแล้วเรามีเครื่องไม้เครื่องมือที่สามารถใช้ในการประชุมเยอะมาก แต่วันหลังค่อยมาเขียนเล่าให้ฟังละกัน วันนี้เอาแค่รายการไปก่อน

กลับมาใช้งาน Things

ในที่สุดก็กลับมาใช้งาน Things สำหรับเป็นเครื่องมือในการทำงาน หลังจากเปลี่ยนใจลองยี่ห้ออื่นๆมาหลากหลาย แต่ก็ยังไม่มีตัวไหนโดนใจเต็มๆซะที หวังว่ากลับมาใช้คราวนี้จะไม่เปลี่ยนใจอีกละนะ

การใช้งาน Things เป็นเครื่องมือสำหรับ productivity ส่วนใหญ่ก็จะใช้จดเป็น todo list ว่ามีอะไรต้องทำบ้างในแต่ละวัน ซึ่งจริงๆทำในสมุดก็ได้ แต่บางครั้งการใช้เครื่องมือมันก็ช่วยเราจัดการ (organize) ได้ดีกว่า ไว้วันหลังจากลองมาเขียน workflow ให้ลองอ่าน ซึ่งเราใช้วิธีการ GTD ในการทำงาน

6 สิ่งที่สามารถทำได้ระหว่างการเดินทาง

ตั้งแต่เริ่มมาทำงานธุรกิจของตัวเองก็มีความรู้สึกว่า ต้องเดินทางบ่อยขึ้น ทั้งขับรถไปเองและนั่งเครื่องบิน ทำให้มีความรู้สึกว่า เราน่าจะใช้เวลาในช่วงของการเดินทางทำประโยชน์ให้ได้มากกว่าการนอนหลับหรือนั่งฟังเพลงไปตลอดระยะเวลาการเดินทาง ผมเลยได้ลองหาอะไรทำระหว่างการเดินทาง ลองทำในสิ่งต่างๆเหล่านี้

ฟัง Podcast

ผมได้ดาวโหลด podcast ของบุคคลต่างๆเหล่านี้มาไว้บน iPhone ของผมเพื่อเอาไปฟังบนเครื่องบินหรือเสียบสาย USB เพื่อฟังขณะขับรถ podcast เหล่านี้ส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับเรื่อง productivity การพัฒนาตนเอง และพุธศาสนาบ้าง

อ่านหนังสือ

ผมเป็นคนที่เรียกได้ว่าเป็นหนอนหนังสืออยู่เหมือนกัน มีเวลาว่างเดินห้างเมื่อไหร่ก็มักจะแวะเข้าไปในร้านหนังสือเพื่ออัพเดทหนังสือใหม่ๆอยู่เรื่อย ซื้อหรือไม่ซื้อก็ค่อยว่ากันอีกเรื่องนึง และผมก็ชอบเอาหนังสือที่ซื้อๆมาเหล่านี้แหละ ไปอ่านบนเครื่องบิน โดยตอนนี้กำลังชอบอ่านหนังสือแนวๆธรรมะแบบเซน เพื่อให้จิตใจสงบและอยู่กับชีวิตในปัจจุบันมากขึ้น

อ่าน Ebook

Ebook ส่วนใหญ่ก็จะดาวโหลดเป็นไฟล์ .epub เก็บไว้ใน Dropbox แล้วถ้าเล่มไหนจะอ่านก็จะเอาไปเปิดกับแอป iBooks เพื่อเตรียมตัวเอาไปอ่านบนเครื่องบิน

ข้อดีของการอ่านหนังสือผ่านแอปก็คือ มันสามารถปรับขนาดของตัวหนังสือ เปลี่ยน theme เป็นหน้าจอมืดๆเพื่ออ่านตอนไฟบนเครื่องบินกำลังดับได้ เพื่อไม่ให้เป็นการรบกวนสายตาของผู้อื่นจนเกินไป นอกจากนี้ยังสามารถเปิดดิกชันนารีในคำศัพท์ที่ไม่รู้ในตัวแอปได้เลย

ฟังเพลง

การฟังเพลงนี่ ถ้าไม่มีอารมณ์ทำอะไรอย่างอื่นๆจริงๆก็คงจะต้องหันมาเสียบหูฟังแล้วฟังเพลง โดยจะดาวโหลดเพลงไว้ใน iTune แล้วสร้าง Playlist ฟังระหว่างเดินทาง โดยเลือกเพลงที่ฟังสบายๆไม่เครียดจนเกินไป เพื่อให้ได้ความรู้สึกของการผ่อนคลายระหว่างการเดินทาง

เอาจริงๆก็อยากได้หูฟังที่สามารถตัดเสียงรบกวนภายนอกมาใช้งานอยู่เหมือนกันนะเนี่ยะ ใครมีรุ่นหรือยี่ห้ออะไรแนะนำก็สามารถบอกได้รับ

เขียนบล๊อก/บันทึกประจำวัน

เดี๋ยวนี้ผมชอบเขียนสิ่งที่คิดได้ลงสมุด ก็เลยกลายเป็นว่าชอบเขียนบันทึกประจำวันไป ว่าวันนี้ได้รับข้อมูลอะไรมาบ้าง รวมถึงสิ่งที่จะต้องทำอีกในอนาคต เพื่อเป็นการ reflect ถึงสิ่งที่เกิดขึ้นกับเรา และไม่ให้มันล่องลอยอยู่ในหัวตลอดเวลา ผมจึงใช้วิธีการจดทุกสิ่งทุกอย่างที่คิดได้ลงสมุด ซึ่งปัจจุบันนี้เรียกได้ว่าแทบจะพกสมุดติดตัวไปตลอดเวลาเพื่อจดสิ่งต่างๆที่คิดได้ในทันที ไม่ให้ลืม

ส่วนการเขียนบล๊อกนั้น ก็สามารถทำได้ระหว่างการเดินทาง แต่จะไม่ค่อยมีอารมณ์เพราะ ถ้าจะเขียนบล๊อก จะใช้เวลาอยู่คนเดียวซะมากกว่า หรือไม่ก็ต้องเสียบหูฟัง เพื่อให้มีสมาธิในการเรียบเรียงคำพูดก่อนที่จะออกมาเป็นตัวหนังสือลงบล๊อก

นอนหลับ

หนทางสุดท้าย ถ้าเกิดง่วงจริงๆก็คงจะนอนหลับระหว่างการเดินทางแล้วภาววนาให้เดินทางถึงที่หมายโดยเร็วอย่างปลอดภัย

สำหรับเพื่อนๆที่มีอะไรทำบนเครื่องบินหรือระหว่างเดินทางที่มีนอกเหนือจากนี้ก็สามารถแนะนำกันมาได้ผ่านทางกล่องความคิดเห็นด้านล่างนะครับ 🙂

Credit : Cover photo by  colinlogan