การประชุมที่ไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ

ประชุม…ประชุม…ประชุม

ทุกวันนี้เรามีการประชุมเยอะมาก แต่กลับพบว่า การประชุมแต่ละครั้งนั้นดูดพลังเราไปมากกว่าที่คิด แถมไม่ค่อยจะเกิดประโยชน์มากคุ้มค่ากับเวลาที่เสียไปซักเท่าไหร่ เลยอยากจะมาเขียนอะไรถึงการประชุมหน่อยว่า ปัญหาที่เกิดขึ้นมันคืออะไร และจะปรับปรุงแก้ไขการประชุมมันได้อย่างไร

ประเภทของการประชุมที่เคยพบเจอมา

  1. ประชุมรายงานความคืบหน้าประจำเดือน/สัปดาห์ (Monthly/weekly report meeting)
  2. ประชุมระดมความคิด (Brainstorm)
  3. ประชุมหาข้อตัดสนใจร่วมกัน (Make decisions)

ซึ่งบางการประชุมอาจจะมีหลายๆประเภทรวมกันก็ได้

ปัญหาที่พบในการประชุมทุกวันนี้

ไม่มีการสรุปการประชุมก่อนเลิก ผู้นำประชุมไม่ได้มีการสรุปสาระโดยรวมของการประชุมว่า มี commitment ร่วมกันในการประชุมว่าอย่างไร เนื้อหาโดยรวมเกี่ยวกับเรื่องอะไร ใครมีหน้าที่ต้องไปทำอะไรหลังจากการประชุมนี้บ้าง (Action) รวมไปถึงการกำหนดวันและเวลาที่ต้องส่งมอบงาน (Due Date) ลงไปในการสรุปการประชุมด้วย

เหตุผลที่ต้องระบุสิ่งต่างๆที่กล่าวมาข้างต้นให้ชัดเจนก็เพื่อที่จะเป็นการสื่อสารให้ทุกคนในที่ประชุมเห็นภาพเดียวกัน เข้าใจตรงกันว่า มันเกิดอะไรขึ้นบ้าง และจะมีอะไรเกิดขึ้นถัดไป หากไม่มีการสรุปการประชุมแล้ว ก็จะเหมือนทุกที คือ ต่างคนก็ต่างงงๆ ว่าเราต้องไปทำอะไรต่อบ้างรึเปล่า อีกคนคงเป็นคนทำมั้ง อะไรทำนองนี้…

ไม่มีคนที่รับหน้าที่เขียนบันทึกการประชุม สืบเนื่องจากปัญหาในข้อแรกที่ได้กล่าวไปเมื่อมีการสรุปการประชุมแล้ว ก็จำเป็นที่จะต้องมีคนเขียนบันทึกการประชุมเพื่อส่งให้ทุกคนในที่ประชุมรับทราบไม่ว่าจะเขียนเป็นกระดาษหรืออีเมล เพื่อให้มีอะไรที่จับต้องได้ ไม่เลื่อนลอยแบบใช้วิธีการพูดปากเปล่าแล้วพอเลิกประชุมไปซักพักก็จะลืม หรือปล่อยให้แต่ละคนจดบันทึกการประชุมของตัวเองไป แต่พอเรียกมาดูแล้ว จดไม่เหมือนกันซักคน

การจดบันทึกการประชุมจึงเหมือนเป็นหลักฐานชิ้นสำคัญในการแสดงความรับผิดชอบว่า ใครมีหน้าที่ที่ต้องทำต่อจากนี้บ้าง

ไม่มีวาระการประชุมในการนัดหมาย ประสบการณ์ส่วนใหญ่ที่เจอจะประมาณว่า เข้าห้องประชุมไปแล้วลองถามผู้เข้าร่วมประชุมว่า “วันนี้มาคุยเรื่องอะไรกันครับ?” แล้วเค้าก็จะตอบแบบงงๆว่า “ไม่รู้เหมือนกัน” หรือ “ก็เห็นฝ่าย xxx นัดมา แต่ไม่แน่ใจว่าคุยกันเรื่องอะไรบ้าง” ทำให้ไม่มีการเตรียมข้อมูลกันมาก่อนเพื่อที่จะมาถกเถียงกันหรือหาทางออกร่วมกันในที่ประชุม เพราะแต่ละคนยังไม่ทราบชัดเจนเลยว่า ประชุมครั้งนี้จะมาพูดกันเรื่องอะไรบ้าง

เล่นมือถือ อันนี้ไม่ต้องพูดถึง หากผู้นำประชุมไม่สามารถ ทำให้ผู้เข้าร่วมการประชุมสนใจ หรือคิดว่าเกี่ยวข้องกับตัวเองแล้ว แน่นอนว่า ผู้เข้าร่วมประชุมก็จะหันไปเช็คมือถือหรือเช็คอีเมลบนคอมพิวเตอร์แลปท้อปส่วนตัวแน่นอน ซึ่งก็อาจจะทำให้ไม่เกิดประสิทธิภาพในการประชุม

แล้วการประชุมที่ดีมันควรจะเป็นอย่างไร?

อันนี้ก็เป็นคำถามที่หลายๆคนอาจจะอยากรู้ จริงๆแล้วเราก็ไม่รู้หรอก แต่ในความคิดของเรา การประชุมที่ดีและมีประสิทธิภาพ มันควรจะต้องไม่มีปัญหาที่กล่าวมาข้างต้น และการประชุมมันควรที่จะทำให้งานโดยรวมมันมีความคืบหน้า (Progress) มากกว่าที่เวลามาประชุมแต่ละครั้ง แต่ก็ถกเถียงกันเรื่องเดิมๆ ไม่มีความคืบหน้าอะไร

การประชุม เป็นเรื่องของการสื่อสาร (Communication) ซึ่งแน่นอนว่า การจะทำให้ประชุมที่มีประสิทธิภาพนั้นจึงควรที่จะต้องมีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ดังนี้

  1. มีการนัดหมายการประชุมที่มีวาระการประชุมชัดเจน อาจจะใช้ Google Calendar ในการนัดหมายและส่งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกครั้ง
  2. มีการควบคุมเวลา ให้การประชุมเป็นไปอย่างกระชับ ไม่มีการพากันออกทะเลมากกว่าที่ควรจะเป็น
  3. ห้องประชุม  ควรจะมีบรรยากาศที่ดี อบอุ่น ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกอยากที่จะเข้ามาใช้งาน สิ่งที่ต้องคำนึงถึงมากน่าจะเป็นเรื่องแสงสว่างต้องมีให้เพียงพอ
  4. ขณะประชุมควรจะสื่อสารให้ผู้เข้าร่วมประชุมเห็นภาพมากที่สุด โดยใช้เครื่องมือที่เรามี ไม่ว่าจะเป็น Whiteboard หรือ Keynote/Powerpoint และอื่นๆเพราะหากพูดกันปากเปล่า เห็นกันไปคนละทิศคนละทางแน่นอน
  5. มีการสรุปการประชุมทุกครั้งก่อนเลิกการประชุม
  6. ผู้จดบันทึกการประชุมส่งบันทึกการประชุม ส่งให้ผู้เข้าร่วมการประชุมทุกครั้งภายใน 24 ชั่วโมงหลังจากนั้น จะได้ไม่ลืม

หากเรามีการสื่อสารที่ดีในการประชุมแล้ว คิดว่าการทำให้งานเดินหน้าไปพร้อมกันก็ไม่น่าจะยาก

ปล. เครื่องมือ – จริงๆแล้วเรามีเครื่องไม้เครื่องมือที่สามารถใช้ในการประชุมเยอะมาก แต่วันหลังค่อยมาเขียนเล่าให้ฟังละกัน วันนี้เอาแค่รายการไปก่อน